POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES BICHOPOLIS S.A.S

1. Alcance:
El presente documento tiene por objeto reglamentar las políticas y procedimientos que serán
aplicables en el manejo de la información de datos personales por parte de Bichopolis S.A.S,
según las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

2. Responsables del tratamiento:
Bichopolis S.A.S. es la persona jurídica que decide sobre el tratamiento de la información
contenida en sus bases de datos.

  • Razón social: Bichopolis S.A.S
  • Oficina Principal: Calle 10 # 11-37 piso 2, Chía, Cundinamarca.
  • Teléfono: 8648023
  • Página Web: www.bichopolis.com
  • Email: [email protected]

3. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo:
El tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
La información que recolecta Bichopolis S.A.S. en la prestación de sus servicios y en general
en el desarrollo de su objeto social, es utilizada principalmente para identificar, mantener un
registro y control de los proveedores, clientes, accionistas y empleados de la compañía.

Tratamientos y finalidades Generales de la información:

  • Procesar
  • Confirmar
  • Cumplir
  • Proveer los servicios y/o productos adquiridos directamente o con la participación de
    terceros
  • Política de Protección de Datos Personales– Bichopolis S.A.S
  • Promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios – Realizar
    transacciones
  • Efectuar reportes con las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia
    nacionales, policivas o autoridades judiciales, entidades financieras y/o compañías
    de seguros
  • Fines administrativos internos y/o comerciales tales como: investigación de
    mercados, auditorias, reportes contables, análisis estadísticos o facturación
  • Recolección
  • Almacenamiento
  • Grabación
  • Uso
  • Circulación
  • Procesamiento
  • Supresión
  • Transmisión y/o transferencia a terceros países de los datos suministrados, para la
    ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos
  • Registros contables
  • Correspondencia
  • Identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades
    delictivas

Información de los contratistas:
– Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales
derivadas del contrato laboral

  • Realizar transacciones
  • Para fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL)
  • Evaluación
  • Contabilización y pago de nómina
  • Cualquier otro uso que el contratista autorice por escrito para el uso de su
    información.



Información de los accionistas:

  • Efectuar el pago de dividendos.
  • Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales.
  • Control de la participación accionaria y publicación de los accionistas con mayor
    participación.
  • Contactos
  • Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales,
    fiscales y regulatorias.
  • Política de Protección de Datos Personales– Bichopolis S.A.S

Información de los proveedores y acreedores:

  • Para fines comerciales.
  • Contabilización.
  • Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales,
    fiscales y regulatorias.
  • Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser
    transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de
    terrorismo, abogados, etc.
  • Para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores.
  • Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su
    información.
  • Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.

Información de los clientes:

  • Para fines comerciales.
  • Publicidad y mercadeo.
  • Contabilización.
  • Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser
    transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de
    terrorismo, abogados, etc.
  • Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales,
    fiscales y regulatorias.
  • Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías. –
    Facturación

Información de los empleados, trabajadores retirados, pensionados y candidatos a
ocupar vacantes:

  • Para fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL, fondos de pensiones y
    cesantías, cajas de compensación familiar, etc.)
  • En el caso de los empleados con la suscripción del contrato laboral se entiende
    autorización expresa para darle Tratamiento a la información.
  • En el caso de requerimientos judiciales y legales.
  • Contabilización y pago de nómina.
  • Reclutar y seleccionar personal que ocuparán las vacantes.
  • Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales
    derivadas del contrato laboral.
  • Realizar transacciones.
  • Pago de beneficios extralegales.
  • Auditorias.
  • Análisis estadísticos.
  • Capacitación y formación
    Política de Protección de Datos Personales– Bichopolis S.A.S
  • Compartir los datos personales con entidades bancarias, empresas que ofrezcan
    beneficios a nuestros trabajadores activos, entre otros.

Bichopolis S.A.S reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de
los datos personales que suministran las personas por lo cual está comprometida con su
protección y el manejo adecuado, conforme al régimen legal de protección de datos
personales y en particular a lo previsto en este aviso.

4. Derechos del Titular:
El Titular es una persona natural cuyos datos personales son recolectados, almacenados o
utilizados por el Responsable del tratamiento. El Titular tendrá los siguientes derechos:

      • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable, cuando
      los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, e induzcan a error En todo caso el Titular se obliga a suministrar información veraz.
      • Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo
      expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
      • Ser informado previa solicitud dirigida del responsable del tratamiento respecto del
      uso que se le han dado a sus datos personales.
      • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones
      a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y las demás
      normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
      • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento
      no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales,
      siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en
      la base de datos.
      • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
      Tratamiento por parte del responsable.

5. Procedimiento para consultas, actualización de datos y reclamos:
Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal
del Titular que repose en la base de datos de Bichopolis S.A.S.
La consulta deberá ser formulará por el medio escrito bien sea mediante comunicación
dirigida a la Dirección Administrativa, en la dirección Calle 11 # 14-35 Belmar, Chía,
Cundinamarca., o al correo electrónico [email protected]
Política de Protección de Datos Personales– Bichopolis S.A.S
La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a
partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro
de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y
señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar
los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en
la base de datos de Bichopolis S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o
supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes
contenidos en este documento o en la ley, podrán presentar un reclamo.
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la Dirección Administrativa, en la
dirección Calle 11 # 14-35 Belmar, Chía, Cundinamarca., o al correo electrónico
[email protected], e la cual deberá informar: nombre e identificación del Titular, la
descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, correo electrónico, y
acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga
«reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo
dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en
que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la
Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o
reclamo ante Bichopolis S.A.S

6. Datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013:
Para los datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013, Bichopolis
S.A.S ha puesto en conocimiento de los Titulares las políticas de tratamiento de la
información y el modo de ejercer sus derechos mediante su publicación en la página web
www.bichopolis.com.
Política de Protección de Datos Personales– Bichopolis S.A.S
Si en el término de treinta (30) días después de la publicación del aviso de privacidad en la
página web, el Titular no ha contactado al responsable para solicitar la corrección,
supresión, a autorización de sus datos personales, Bichopolis S.A.S continuará realizando
el tratamiento contenido en sus bases de datos para las finalidades indicadas en el aviso de
privacidad.

7. Modificaciones a las políticas de privacidad:
Bichopolis S.A.S se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o
actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas,
políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios
o productos.
Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de la página web
www.bichopolis.com.

8. Aceptación:
Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los
términos de este Aviso de Privacidad, al momento de proporcionar sus datos.

9. Vigencia:
Esta Política General de Privacidad es efectiva desde la fecha de su publicación en el mes
de Julio de 2013.